EContract – Nền tảng hợp đồng điện tử & HĐLĐ
EContract là nền tảng giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quá trình tạo, phê duyệt, ký kết và quản lý hợp đồng trên một hệ thống thống nhất. Nền tảng phù hợp với nhiều loại hợp đồng như hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng mua sắm, hợp đồng thuê, thỏa thuận bảo mật và các thỏa thuận hợp tác khác. Thay vì phải in tài liệu, chuyển phát và chờ ký trực tiếp, doanh nghiệp có thể gửi hợp đồng đến đúng người, thực hiện phê duyệt theo từng cấp và hoàn tất ký kết ngay trên máy tính hoặc điện thoại. Người ký có thể lựa chọn nhiều hình thức xác nhận phù hợp như mã OTP, chữ ký số, ký trực tiếp trên màn hình hoặc sử dụng hình ảnh chữ ký. Đối với hợp đồng lao động, Unicom eContract cung cấp cổng riêng dành cho người lao động, giúp nhân viên xem hợp đồng, kiểm tra thông tin, ký kết và cập nhật hồ sơ cá nhân một cách thuận tiện. Nền tảng còn hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi thời hạn hợp đồng, quản lý đối tác, lưu trữ tài liệu, trao đổi trong quá trình rà soát và sử dụng AI để tóm tắt nội dung, nhận diện điều khoản cần lưu ý và cảnh báo các rủi ro tiềm ẩn. Unicom eContract giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian ký kết, giảm chi phí in ấn và chuyển phát, hạn chế thất lạc tài liệu, đồng thời nâng cao tính minh bạch trong quá trình phê duyệt và quản lý hợp đồng.
Tính năng chính
- Bảng điều khiển tổng quan: Cung cấp cái nhìn nhanh về số lượng hợp đồng, trạng thái xử lý, hợp đồng sắp hết hạn và những công việc cần ưu tiên.
- Quản lý hợp đồng: Quản lý tập trung nhiều loại hợp đồng, hỗ trợ tìm kiếm, lọc và theo dõi toàn bộ vòng đời của từng hợp đồng.
- Tạo hợp đồng: Hướng dẫn người dùng tạo hợp đồng theo từng bước, sử dụng mẫu có sẵn, đính kèm tài liệu và lựa chọn phương thức ký phù hợp.
- Ký hợp đồng điện tử: Hỗ trợ ký bằng mã OTP, chữ ký số, xác thực danh tính, ảnh chữ ký hoặc ký trực tiếp trên màn hình cảm ứng.
- Phê duyệt nhiều cấp: Cho phép hợp đồng được chuyển lần lượt qua các cấp quản lý trước khi chính thức ký kết.
- Hợp đồng lao động điện tử: Hỗ trợ tạo, gửi, ký và lưu trữ hợp đồng lao động theo quy trình thống nhất của doanh nghiệp.
- Cổng thông tin người lao động: Cho phép người lao động xem và ký hợp đồng, theo dõi tài liệu, cập nhật hồ sơ cá nhân và sử dụng thuận tiện trên điện thoại.
- Quản lý nhân sự: Lưu trữ thông tin người lao động, mã bảo hiểm xã hội, thông tin thuế, tài khoản ngân hàng và trạng thái hợp đồng.
- Mời người lao động sử dụng hệ thống: Hỗ trợ gửi lời mời riêng lẻ hoặc mời nhiều nhân viên cùng lúc để truy cập cổng thông tin.
- Tóm tắt hợp đồng: Giúp người dùng nhanh chóng nắm được những nội dung quan trọng trong các tài liệu dài.
- Phân tích rủi ro: Hỗ trợ nhận diện các điều khoản cần xem xét kỹ trước khi phê duyệt hoặc ký kết.
- Rà soát điều khoản: Đưa ra gợi ý giúp người dùng kiểm tra tính đầy đủ, nhất quán và phù hợp của nội dung hợp đồng.
- Trợ lý hỏi đáp hợp đồng: Hỗ trợ người dùng tra cứu nội dung và giải đáp các câu hỏi liên quan đến tài liệu đang xử lý.
- Nhắc thời hạn: Cảnh báo các hợp đồng sắp đến hạn phê duyệt, ký kết, gia hạn hoặc chấm dứt.
- Quản lý đối tác: Lưu trữ thông tin khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan đến hợp đồng.
- Quản lý tổ chức và phòng ban: Sắp xếp người dùng, hợp đồng và quy trình xử lý theo từng đơn vị trong doanh nghiệp.
- Quản lý ủy quyền: Cho phép chỉ định người thay mặt phê duyệt hoặc ký hợp đồng trong thời gian được ủy quyền.
- Tự động ký theo điều kiện: Hỗ trợ thiết lập quy tắc xử lý tự động cho những hợp đồng đáp ứng các điều kiện đã được doanh nghiệp phê duyệt trước.
- Cộng tác trên hợp đồng: Cho phép mời người liên quan cùng xem, nhận xét và rà soát hợp đồng trước khi ký.
- Trao đổi trong hợp đồng: Tập trung nội dung thảo luận ngay trong từng hồ sơ, giúp hạn chế trao đổi phân tán qua nhiều kênh.
- Lịch sử xử lý: Ghi lại các bước tạo, chỉnh sửa, phê duyệt và ký kết để hỗ trợ kiểm tra khi cần thiết.
- Thông báo tập trung: Hiển thị các yêu cầu phê duyệt, ký hợp đồng, bổ sung thông tin và các công việc cần xử lý.
- Báo cáo hợp đồng: Tổng hợp số lượng, trạng thái, thời gian xử lý và hiệu quả quản lý hợp đồng theo từng giai đoạn.
- Sử dụng trên điện thoại: Cho phép người dùng mở, xem, phê duyệt và ký hợp đồng thuận tiện trên thiết bị di động.
- Hỗ trợ làm việc khi kết nối không ổn định: Giúp lưu lại một số thao tác và tiếp tục đồng bộ khi thiết bị có kết nối trở lại.
- Phân quyền người dùng: Mỗi người được sử dụng những chức năng phù hợp với vai trò và trách nhiệm của mình.
- Bảo vệ thông tin hợp đồng: Hạn chế quyền truy cập vào các tài liệu quan trọng và bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp.